To be or not to be a DMC:
Παρακολουθώντας την πρόοδο της προσφοράς σας
Η παρακαλούθηση της προόδου της προσφοράς είναι εξίσου σημαντική με την προετοιμασία της. Το στέλεχος της εταιρείας DMC πρέπει να θέτει ημερομηνίες παρακολούθησης για κάθε προσφορά που στέλνει και να ελέγχει με τον υποψήφιο πελάτη την πορεία της.
Μερικές φορές μπορεί η προσφορά να έχει γίνει δεκτή απο τον εταιρικό πελάτη, αλλά ο διοργανωτής του ταξιδίου (άμεσος πελάτης σας) να μην είχε χρόνο να επιβεβαιώσει το πρόγραμμα στην DMC, λόγω φόρτου εργασίας. Ακόμη συχνότερα, είτε το πρόγραμμα, είτε ο προορισμός, δεν έχουν γίνει αποδεκτά, αλλά ο πελάτης δεν μπαίνει στον κόπο να ενημερώσει. Η DMC έχει κάθε δικαίωμα να ξέρει για ποιο λόγο η προσφορά της δεν έγινε αποδεκτή και πρέπει να ζητήσει ευγενικά από τον διοργανωτή τους λόγους της απόρριψης.
Η απάντηση θα βοηθήσει την εταιρία DMC στα μελλοντικά σχέδια marketing και άρα πρέπει να ξέρει τους λόγους. Αυτοί μπορεί να είναι:
- Ένας άλλος προορισμός επελέγη. Αν ναι, ποιός;
- Οι τιμές είναι μεγαλύτερες απο τον προϋπολογισμό του πελάτη
- Η προσφορά δεν είναι πρωτότυπη, δημιουργική ή αυθεντική
- Η προσφορά δεν απεστάλλη έγκαιρα
- Ο ανταγωνισμός έστειλε καλύτερη προσφορά
- Ο διοργανωτής (άμεσος πελάτης) έχασε τη δουλειά απο ένα καλύτερο διοργανωτή
- Ο εταιρικός πελάτης ακύρωσε το πρόγραμμα
Η προσέγγισή σας μπορεί να είναι μέσω ενός προσωποποιημένου ή πρότυπου κειμένου ή μίας τηλεφωνικής συνομιλίας. Αν ο πελάτης δεν απαντήσει εντός ενός συγκεκριμένου χρόνου, τότε η DMC έχει κάθε δικαίωμα (αφού ειδοποιήσει για μία τελευταία φορά τον πελάτη) ν’ακυρώσει όσες προθεσμίες κρατάει για την προσφορά αυτή.
Αν ο πελάτης απαντήσει θετικά και δείξει ενδιαφέρον στην προσφορά, ένα βασικό βήμα έχει γίνει που μπορεί να οδηγήσει στην ανάληψη του έργου, εφόσον η DMC συνεχίσει να δίνει την ίδια σημασία όπως και στην αρχική προσφορά. Κατά τη διαδικασία αυτή και μέχρι να επιβεβαιωθεί η προσφορά, η DMC πρέπει:
- Να είναι δεκτική στις ερωτήσεις και διευκρινήσεις του πελάτη
- Να απαντήσει αποδοτικά και στον σωστό χρόνο
- Να είναι συνοπτική, ακριβής και διαθέσιμη
- Να είναι ευέλικτη σε αλλαγές στο πρόγραμμα και τον προϋπολογισμό αυτού
- Να είναι πολυμήχανη και υπομονετική
- Να δίνει συγκεκριμένες λεπτομέρειες και να αναπτύξει το πρόγραμμα περαιτέρω, αν χρειαστεί
- Να διατηρήσει ή να βελτιώσει το συγκεκριμένο κοστολόγιο
- Να καθιερώσει μία εγκάρδια και προσωπική σχέση με τον πελάτη
- Να διατηρήσει το ίδιο στέλεχος στον χειρισμό του φακέλου μέχρι το τέλος.
Είναι αρκετά πιθανό ότι, στο στάδιο αυτό, θα υπάρχει ακόμη ανταγωνισμός με άλλο τοπικό πράκτορα. Η στάση που θα κρατήσει η DMC, θα βαρύνει σημαντικά υπέρ ή κατά της απόφασης ανάθεσης του έργου.
Την επόμενη εβδομάδα: Πως διαχειρίζονται τα ταξίδια επιθεώρησης.
©TassoPappasCITE*
Απόδοση στα ελληνικά από το Κωνσταντίνο Δούκα, μέλος Δ.Σ. του Site Greece” cdoucas@travelcollection.gr
* O Τάσος Παππάς CITE διατέλεσει πρόεδρος του Ελληνικού Παραρτήματος του Site (Συνδέσμου Στελεχών Επαγγελματικών Κινήτρων & Ταξιδίων)2007-2010 και πρόεδρος του διεθνούς Site το 2000. Το άρθρο είναι μέρος του βιβλίου “TobeornottobeaDMC” (1996), ως μέρους της διατριβής του στην απόκτηση του επαγγελματικού τίτλου CertifiedIncentiveTravelExecutive (CITE).
Για περισσότερες πληροφορίες για τον Τάσο Παππά επισκεφτείτε το http://sites.google.com/site/ tassopappasconsultancy/ η επικοινονιστε με το tassopappas@otenet.gr
