To be or not to be a DMC:
Συνεργασία με τον εκπρόσωπο του διοργανωτή
Μία καλή και ξεκάθαρη ενημέρωση μπορεί να βοηθήσει σημαντικά στην ομαλή λειτουργία του προγράμματος της εταιρικής εκδήλωσης και πάνω απ’όλα να δημιουργήσει ένα κλίμα κατανόησης, εμπιστοσύνης και συνεργασίας μεταξύ της DMC και του διοργανωτή.
Οι εκπρόσωποι του διοργανωτή δεν είναι και δε χρειάζεται να είναι ειδικοί στον προορισμό. Αυτή είναι η δουλειά της DMC. H δουλειά του πελάτη-διοργανωτή είναι να ελέγξει τα πάντα και τους πάντες ως και την παραμικρή λεπτομέρεια και να σιγουρευτεί ότι ό,τι η εταιρεία τους πούλησε στον δικό τους πελάτη (εταιρικό), θα εκτελεστεί στην εντέλεια. Πολλές φορές «παίζεται το κεφάλι» του εκπροσώπου του διοργανωτή από την επιτυχία του προγράμματος και εν πολλοίς εξαρτάται απο την επιτυχία της DMC.
Μπορεί τα στελέχη της DMC να είναι σίγουροι για τις ικανότητές τους, αλλά ο πελάτης δεν είναι σίγουρος πάρα μόνο αν έχει ξανασυνεργαστεί μαζί τους στο παρελθόν. Ακόμη και τότε, πρέπει να είναι σε εγρήγορση και να ελέγχουν τα πάντα ξανά και ξανά.
Συχνά ο πελάτης (διοργανωτής) θα δείχνει έναν υπερβάλλοντα ζήλο που δε θα πρέπει να παρεξηγηθεί από την DMC. Ο καθένας κάνει τη δουλειά του όσο καλύτερα μπορεί για το καλό της εταιρείας του. Αν αυτό γίνει κατανοητό, τότε θα υπάρξει μία πολύ καλή συνεργασία και απο τις δύο πλευρές.
Οι εκπρόσωποι του διοργανωτή σπάνια γνωρίζουν καλά τον προορισμό, αλλά πρέπει να δείξουν στον πελάτη τους ότι τον ξέρουν και ότι έχουν τον έλεγχο της κατάστασης. Τα στελέχη της DMC δεν πρέπει ποτέ να επεμβαίνουν ανάμεσα στο διοργανωτή και τον Εταιρικό Πελάτη και η DMC στην διάρκεια του προγράμματος πρέπει να είναι στο παρασκήνιο. Όλες οι επαφές των στελεχών της DMC πρέπει να γίνονται μέσω του διοργανωτή και ποτέ απΆευθείας με τον πελάτη.
Από την άλλη, το στέλεχος της DMC πρέπει να έχει μία σταθερή στάση απέναντι στον εκπρόσωπο του διοργανωτή και να μην επιτρέπει τις όποιες αλλαγές, λόγω άγνοιας, που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την επιτυχία του προγράμματος. Επίσης, αν ο διοργανωτής έχει πολλούς εκπροσώπους επί τόπου, δε θα πρέπει όλοι να δίνουν εντολές για αλλαγές διότι αυτό θα οδηγήσει σε σύγχυση. Στην ενημέρωση πριν την εκδήλωση, θα πρέπει να ξεκαθαριστεί ποιος είναι ο ένας ή η μία που θα έχει την εξουσία να το κάνει αυτό.
Αν όλα τα παραπάνω ισχύσουν και αν η DMC κάνει τη δουλειά της όπως πρέπει, τότε μία καλή σχέση θα έχει αναπτυχθεί ανάμεσα στις δύο ομάδες με ένα στόχο: να κάνουν το πρόγραμμα επιτυχημένο.
Στο τέλος της κάθε ημέρας του προγράμματος, ο γενικός συντονιστής της DMC θα πρέπει να έχει μία συνομιλία με τον βασικό εκπρόσωπο του διοργανωτή για να προλάβουν τα όποια προβλήματα υπήρξαν την πρώτη μέρα και να δουν αν υπήρξαν επιπλέον χρεώσεις από αυτές που συμφωνήθηκαν. Ο τελικός λογαριασμός πρέπει να έχει συμφωνηθεί και κλείσει την τελευταία μέρα του προγράμματος. Συνήθως τη μέρα αυτή υπάρχει μεγάλη κινητικότητα και λίγος χρόνος. Γι’αυτό και το καθημερινό κλείσιμο του λογαριασμού είναι σημαντικό για να αποφευχθούν οι όποιες διαφωνίες αργότερα.
Την επόμενη εβδομάδα: Η διατήρηση της πελατειακής βάσης.
©TassoPappasCITE*
Απόδοση στα ελληνικά από τον Κωνσταντίνο Δούκα, μέλος Δ.Σ. του Site Greece” cdoucas@travelcollection.gr
* O Τάσος Παππάς CITE έχει διατελέσει πρόεδρος του Ελληνικού Παραρτήματος του Site (Συνδέσμου Στελεχών Επαγγελματικών Κινήτρων & Ταξιδίων)2007-2010 και πρόεδρος του διεθνούς Site το 2000. Το άρθρο είναι μέρος του βιβλίου “TobeornottobeaDMC” (1996), ως μέρους της διατριβής του στην απόκτηση του επαγγελματικού τίτλου CertifiedIncentiveTravelExecutive (CITE).
Για περισσότερες πληροφορίες για τον Τάσο Παππά επισκεφθείτε το http://sites.google.com/site/ tassopappasconsultancy/ ή επικοινωνείστε με το tassopappas@otenet.gr
