To be or not to be a DMC:
Πώς να διαχειριστείτε σωστά τα αιτήματα συνεργασίας
Αυτό είναι η σημαντικότερη στιγμή στις προσπάθειες ενός στελέχους εταιρείας DMC. Θα έχει μόνο μία ευκαιρία να τραβήξει την προσοχή του υποψήφιου πελάτη, και αυτό πρέπει να γίνει με την πρώτη παρουσίαση. Η πρώτη εντύπωση πάντοτε μετρά και αυτή είναι η στιγμή για να κερδίσεις την εμπιστοσύνη του πελάτη!
Συνήθως ο πελάτης θα ζητήσει προσφορές από πολλές ανταγωνίστριες DMC. Αν η πρώτη προσφορά σας δεν είναι ενδιαφέρουσα, είναι μάλλον δύσκολο να έχετε και δεύτερη ευκαιρία. Αν όμως η πρώτη σας παρουσίαση κερδίσει τις εντυπώσεις του πελάτη, θα επανέλθει ζητώντας περισσότερες πληροφορίες ή εναλλακτικές προτάσεις/προσφορές. ΣΆαυτό το δεύτερο στάδιο, έχει ήδη ανοιχτεί ένας διάλογος και οι πιθανότητες σας να «κλείσετε» τη δουλειά αυξάνουν, ανάλογα πάντοτε με τις δυνατότητες και ικανότητες της εταιρείας σας.
Μελετήστε το αίτημα
Διαβάστε προσεκτικά το αίτημα όταν το λάβετε. Προσπαθήστε να αντιληφθείτε από τον τρόπο που γράφει ο αποστολέας, αν το αίτημα έχει αποσταλλεί σε πολλά γραφεία ή μόνο σ’εσάς. Επίσης, προσπαθείτε να καταλάβετε αν το αίτημα απευθύνεται σε διάφορους προορισμούς ή μόνο στον δικό σας, αν ο προορισμός σας είναι φαβορί και ο πελάτης τον εξετάζει σοβαρά ή αν απλά διερευνεί γενικότερα.
Αν υπάρχει η δυνατότητα, αναλύστε τα παρακάτω:
- Ποιός είναι ο Οργανωτής πελάτης (Incentive Agent);
- Ποιά είναι η Εταιρεία-Πελάτης (Corporate User);
- Ποιοί είναι οι ανταγωνιστικοί προορισμοί και ποιά τα δυνατά/αδύνατα σημεία τους;
- Ποιος είναι ο ανταγωνισμός σας και ποιά τα δυνατά/αδύνατα σημεία του;
- Ποια είναι τα δυνατά/αδύνατα σημεία της δικής σας εταιρείας DMC;
- Τι μοναδικό/ξεχωριστό ανταγωνιστικό σημείο έχετε και μπορείτε να προσφέρετε;
- Προσπαθήστε να μάθετε μέσα από την αγορά περισσότερα στοιχεία για τον πελάτη, κυρίως απο τα ξενοδοχεία, εταιρείες κρουαζιέρας, συνεδριακά κέντρα, κ.ά.
Βεβαιωθείτε ότι αντιλαμβάνεστε τι ακριβώς ζητάει ο πελάτης
Αναλύστε τις ανάγκες του και σκεφθείτε πως μπορείτε να τις εκπληρώστε ή αν ο προορισμός σας προσφέρει αυτά που θα χρειαστεί ο πελάτης. Μία προσεκτική μελέτη του αιτήματος θα σας βοηθήσει να προετοιμάσετε καλύτερα την προσφορά σας και να κερδίστε χρόνο τόσο για εσάς, όσο και στον πελάτη.
Αν δεν είστε σίγουροι σχετικά με το τι ακριβώς ζητά ο πελάτης ή χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, ζητήστε διευκρίνησεις. Αυτό δείχνει στον πελάτη ότι ενδιαφέρεστε για τη δουλειά του. Αν πιστεύετε ότι δεν μπορείτε να χειριστείτε το αίτημα του, δεν είναι επιλήψιμο το να μην στείλετε προσφορά. Υπό τον όρο βέβαια ότι θα ενημερώστε τον πελάτη για ποιο λόγο δεν μπορείτε να απαντήστε.
Πριν ετοιμάστε την προσφορά σας, πάρτε ένα χαρτί κι ένα μολύβι και συνοψίστε τα κύρια σημεία του αιτήματος του πελάτη. Δίπλα σε κάθε σημείο γράψτε τις λύσεις που προτείνετε να χρησιμοποιείστε. Αυτό το παλιό παραδοσιακό σύστημα θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα το αίτημα και τι συγκεκριμένο μπορείτε να προσφέρετε. Επίσης, μη διστάσετε να συζητήστε το αίτημα με συνεργάτες στο γραφείο σας. Είναι ένας πολύ αποτελεσματικός τρόπος να «κατεβάσετε» ιδέες και τις σωστές λύσεις που θα χρειαστείτε.
Ενεργείστε άμεσα
Εργαστείτε με την προϋπόθεση ότι όλα τα αιτήματα είναι επείγοντα. Όλοι γνωρίζουμε ότι οι πελάτες θέλουν απάντηση «χθες» και ότι κι αυτοί με τη σειρά τους πρέπει να απαντήσουν στους δικούς τους πελάτες μέσα σε μία προθεσμία.
Είναι πάρα πολύ σημαντικό να απαντήστε στον πελάτη σε λίγες ώρες. Η αμεσότητα μπορεί να σας βοηθήσει κι εσάς, αλλά και τον πελάτη σας να κερδίστε τη δουλειά. Το να είστε μπροστά από τον ανταγωνισμό θα αποτελέσει έναν παράγοντα-κλειδί στην μελλοντική σας επιτυχία.
Ιδανικά ένα αίτημα πρέπει να απαντηθεί εντός 24 ωρών, αλλά και οι 48 ώρες θεωρούνται αποδεκτές. Αν δεν μπορέσετε να απαντήστε μέσα σ’αυτό το χρονικό διάστημα, στείλτε ένα σύντομο e-mail στον πελάτη ενημερώνοντάς του ότι λάβατε το αίτημά του και ότι μπορείτε ν’απαντήσετε μέχρι την ‘τάδε’ ημερομηνία Σιγουρευτείτε ότι θα κρατήσετε την υπόσχεση σας.
Τι να ενσωματώσετε στην προσφορά σας
Ανάλογα με τον τρόπο εργασίας και προσέγγισης του κάθε στελέχους εταιρείας DMC, η παρουσίαση της προσφοράς μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:
- Μία περιληπτική προσφορά
- Μία πλήρη προσφορά.
Η πρώτη περίπτωση χρησιμοποιείται κυρίως όταν το αίτημα είναι αρκετά αόριστο. Θα επιτρέψει στον πελάτη σας να αφομοιώσει τη δημιουργικότητα σας και θα οδηγήσει σ’ένα πιο συγκεκριμένο αίτημα απο μεριάς του. Η δεύτερη περίπτωση είναι χρήσιμη όταν το αίτημα είναι ξεκάθαρο και οι λεπτομέρειες απαιτούν μία πλήρη παρουσίαση προγράμματος.
Όταν παρουσιάζεται μία προσφορά, συνυπολογίστε ότι οι πελάτες έχουν ελάχιστο χρόνο για να το διαβάσουν. Για το λόγο αυτό, πρέπει να διευκολύνετε τον αναγνώστη να καταλάβει ποιά είναι εκείνα τα μοναδικά χαρακτηριστικά και πελονεκτήματα που έχετε και θα τον κάνουν να επιλέξει την εταιρεία σας
Το σεμινάριο του Site με τίτλο «Πώς να δημιουργήσετε αποτελεσματικές προσφορές» προτείνει 6 βήματα για τη δημιουργία μίας προσφοράς.
- Δημιουργήστε ένα θετικό κλίμα επαφής με τον πελάτη
- Καταγράψτε τις ανάγκες του πελάτη
- Παρουσιάστε λύσεις
- Παρέχετε υποστήριξη και συναφές υλικό
- Παρουσιάστε μία περίληψη της προσφοράς
- Κλείστε την παρουσίαση ζητώντας ευθέως τη δουλειά απο τον πελάτη και παρέχετε ένα χρονοδιάγραμμα μελλοντικών δράσεων
Ένα ακόμη χρυσός κανόνας να θυμάστε είναι: «Υποσχεθείτε λίγα – Παρέχετε πολλά»
Την επόμενη εβδομάδα: «Δημιουργικότητα & Παράλληλες Προσφορές»
©TassoPappasCITE*
Απόδοση στα ελληνικά από το Κωνσταντίνο Δούκα, μέλος Δ.Σ. του Site Greece” cdoucas@travelcollection.gr
* O Τάσος Παππάς CITE διατέλεσε ι πρόεδρος του Ελληνικού Παραρτήματος του Site (Συνδέσμου Στελεχών Επαγγελματικών Κινήτρων & Ταξιδίων)2007-2010, και πρόεδρος του διεθνούς Site το 2000. Το άρθρο είναι μέρος του βιβλίου “TobeornottobeaDMC” (1996), ως μέρους της διατριβής του στην απόκτηση του επαγγελματικού τίτλου CertifiedIncentiveTravelExecutive (CITE).
Για περισσότερες πληροφορίες για τον Τάσο Πάππα επισκεφτείτε το http://sites.google.com/site/ tassopappasconsultancy/ η επικοινονιστε με το tassopappas@otenet.gr
Η συντακτική ομάδα του TravelDailyNews Greece & Cyprus διαθέτει πάνω από 35 χρόνια εμπειρία σε Β2Β τουριστική ειδησεογραφία καθώς επίσης και σε θέματα marketing και επικοινωνίας.
