Business SeminarsExecutive Secretary Diploma

Εισαγωγή:

Τα Business Seminars δημιούργησαν το ολοκληρωμένο ταχύρρυθμο σχολείο ανάπτυξης Γραμματειακών Ικανοτήτων `Executive Secretary Diploma`, 64 ωρών, με σκοπό την παροχή ολοκληρωμένης και εφαρμόσιμης στην πράξη εκπαίδευσης. Στόχος μας είναι να μπορέσουν οι εκπαιδευόμενοι – στελέχη γραμματείας, να γίνουν «από την επόμενη ημέρα» καλύτεροι και αποδοτικότεροι στη δουλειά τους, προσφέροντας τους έτσι το άμεσο προσδοκώμενο και μετρήσιμο αποτέλεσμα.

Με την ολοκλήρωση της παρακολούθησης του 90% των ωρών, οι συμμετέχοντες δικαιούνται certificate of attendance, ενώ με την επιτυχία στις εξετάσεις το Diploma.

Διδασκόμενη ύλη:

Το Executive Secretary Diploma είναι σχεδιασμένο έτσι ώστε να προσφέρει τόσο τις γενικές γνώσεις και ικανότητες που απαιτούνται από το σύγχρονο γραμματειακό στέλεχος όσο και να εμβαθύνει στο ειδικότερο αντικείμενο της εκάστοτε ενότητας / μαθήματος. Για τον λόγο αυτό, το Executive Secretary Diploma περιλαμβάνει 9 απαιτούμενα μαθήματα, τα οποία είναι:

ES 01. Secretary Key Result Areas – Βασικά Καθήκοντα Γραμματειακής Εργασίας
ES 02. Day to Day activities – Καθημερινές Εργασιακές Πρακτικές
ES 03. Communication Skills – Ανάπτυξη Διαπροσωπικών Επικοινωνιακών Ικανοτήτων
ES 04. Public Relations & Event Management – Δημόσιες Σχέσεις & Οργάνωση Εκδηλώσεων
ES 05. Customer Service Process – Εξυπηρέτηση Πελατών / Διαχείριση Παραπόνων
ES 06. Managing your Boss – Πώς να «Διοικήσετε» τον Προϊστάμενο σας
ES 07. Networking – Επίτευξη Στόχων μέσω Ανάπτυξης Σχέσεων
ES 08. Effective Management Skills – Απαιτούμενες Διοικητικές Ικανότητες Ιεραρχικής Εξέλιξης
ES 09. Time and Stress Management – Διαχείριση του Χρόνου και του AγχουςΜέθοδοι εκπαίδευσης

Εκτός από την απαραίτητη στοιχειώδη θεωρητική προσέγγιση, οι μέθοδοι που ακολουθούνται περιλαμβάνουν κατά κύριο λόγο:

Συμμετοχική συζήτηση
Role playing games
Case studies & best practices
Ατομικές και ομαδικές ασκήσεις

Θεματολογία:

Η αναλυτική θεματολογία των του Executive Secretary Diploma έχει ως εξής:

ΕS 01. Βασικά Καθήκοντα Εργασίας

O σκοπός της ενότητας είναι το να περιγράψει τα βασικά καθήκοντα εργασίας μιας γραμματέας – προσωπικής βοηθού τα οποία καλείται να αντιμετωπίσει στην καθημερινή ροή εργασίας της, μέσα από άμεσα εφαρμόσιμες και πρακτικές συμβουλές

Θεματολογία:

• Ποιος είναι ο ρόλος της γραμματέως;
• Ποια είναι τα καθήκοντα της;
• Ποιες πρέπει να είναι οι γνώσεις της;
• Βασικά στοιχεία οργάνωσης γραφείου
• Υποδοχή πελατών
• Τεχνικές οργάνωσης γραφείου & αρχειοθέτησης εγγράφων
• Επαγγελματική γλώσσα
• Επαγγελματική εμφάνιση
• Τεχνικές καλής ακρόασης
• Αποτελεσματική οργάνωση συναντήσεων
• Χαρακτηριστικά της ιδανικής `γραμματέας – manager`
• Ο ρόλος της δημιουργικότητας στην εργασία

ES 02. Καθημερινές Εργασιακές Πρακτικές

O σκοπός της ενότητας είναι το να περιγράψει τον σημαντικό ρόλο της διαπροσωπικής επικοινωνίας στην καθημερινή εργασία της γραμματέας. Αναλύεται σε αυτή την ενότητα, η προφορική, η γραπτή, η ηλεκτρονική, και ιδίως η τηλεφωνική επικοινωνία, ανάλογα την περίπτωση.

Θεματολογία:

• Προφορική επικοινωνία
• Τεχνικές γραπτής επικοινωνίας
• Τι πρέπει να προσέχουμε στην ηλεκτρονική επικοινωνία
• Αποτελεσματικός χειρισμός τηλεφωνικής επικοινωνίας
• Χειρισμός φωνής / Χειρισμός λέξεων
• Ο πελάτης σε αναμονή / Ο πελάτης καλεί και είστε σε άλλη γραμμή
• Μεταβίβαση τηλεφωνημάτων / Απαντώντας τηλεφωνήματα άλλων
• Κρατώντας μηνύματα / Όταν εσείς καλείτε
• Κλείσιμο της τηλεφωνικής επικοινωνίας
• Παρουσίαση – χειρισμός αντιρρήσεων
• Λόγοι αντιρρήσεων / Βήματα αντιμετώπισης αντιρρήσεων
• Χειρισμός προβλημάτων & παραπόνων
• Κατηγορίες πελατών
• Χειρισμός τηλεφωνικών πωλήσεων / Μερικά «τρυκ» για να είστε ευχάριστοι στο τηλέφωνο
• Τα 4 απαραίτητα στοιχεία της προετοιμασίας στο telesales / Βρίσκοντας καινούργιους πελάτες
• 7 Λόγοι γιατί δεν ακούνε οι άνθρωποι
• Χειρισμός παραπόνων / Χειρισμός πελατών
• Τρόποι προσαρμογής για την καλύτερη ικανοποίηση του πελάτη / Τρόποι συμπεριφοράς
• Τύπος πελάτη – Τρόπος αντιμετώπισης & παρουσίασης πωλήσεων

ES 03. Ανάπτυξη Διαπροσωπικών Επικοινωνιακών Ικανοτήτων

O σκοπός της ενότητας είναι το να παραθέσει πρακτικά θέματα επικοινωνίας, που απασχολούν τη σύγχρονη γραμματέα στην καθημερινότητα της, δίδοντας άμεσα εφαρμόσιμες και κυρίως πρακτικές συμβουλές. Δίδει λύσεις σε θέματα: επικοινωνίας με άτομα διαφορετικής ηλικίας, φύλλου και νοοτροπίας από τη δική μας, ανάπτυξης σχέσεων με συναδέλφους, διατήρησης επαγγελματικών επαφών, ηγεσίας και παρακίνησης συνεργατών, υφισταμένων και προϊσταμένων.

Θεματολογία:

• Εισαγωγή / βασικές διευκρινήσεις / συνήθεις παρανοήσεις επικοινωνίας
• Προσωπικότητα / Παράγοντες διαμόρφωσης προσωπικότητας (κληρονομικοί / επίκτητοι)
• Τύποι προσωπικότητας (χαρακτηριστικά / δυνατά και αδύνατα σημεία)
• Συμπεριφορά / Τύποι συμπεριφοράς (χαρακτηριστικά)
• Τύποι συμπεριφοράς (σωστός και λανθασμένος τρόπος προσέγγισης) / Τεστ επικοινωνίας
• Κύκλος Ζωής (7 ηλικιακά στάδια): από την εφηβεία στην συνταξιοδότηση
• Κυρίαρχα γεγονότα και χαρακτηριστικές τάσεις ανά στάδιο κύκλου ζωής
• Προσαρμογή της συμπεριφοράς, ανάλογα με τα στάδια του κύκλου ζωής
• Οι διαφορές σκέψης και συμπεριφοράς των δύο φύλων
• Η γλώσσα του σώματος / Πρόσωπο, Κορμός, Aκρα, Αξεσουάρ, Χώρος
• Συνδυασμός των σημάτων της γλώσσας του σώματος στην πράξη
• Ανάπτυξη ηγετικών ικανοτήτων / Παρακίνηση: καθημερινές τεχνικές

ES 04. Δημόσιες Σχέσεις & Οργάνωση Εκδηλώσεων

O σκοπός της ενότητας είναι να περιγράψει τον σημαντικό ρόλο των δημοσίων σχέσεων και της οργάνωσης εκδηλώσεων που πολλές φορές οι γραμματείς καλούνται να υποστηρίξουν, επιπρόσθετα με τη θέση τους. Σε αυτή την ενότητα περιγράφεται αναλυτικά το πώς διαχειριζόμαστε όλες τις εκφάνσεις της διοργάνωσης εκδηλώσεων (εκθέσεις, συνεντεύξεις τύπου, εγκαίνια, εορταστικές εκδηλώσεις κλπ)

Θεματολογία:

• Οργάνωση εκδηλώσεων
• Βασικές ερωτήσεις στο προγραμματισμό των δημοσίων σχέσεων
• Βασικά στοιχεία & σκοποί μιας καμπάνιας / Φήμη
• Διοίκηση προγράμματος καμπάνιας / Καθορίζοντας την στρατηγική του προγράμματος
• Πως να δημιουργήσετε μεγάλες καμπάνιες
• Διοργάνωση συνεδρίων / Προσυνεδριακές ενέργειες
• Βασικές υπηρεσίες για τη σωστή οργάνωση του συνεδρίου
• Πως οργανώνω συνέδρια / Συναντήσεις / Εκθέσεις
• Γενικοί στόχοι συμμετοχής / Κριτήρια επιλογής συμμετοχής σε μία έκθεση
• Επιλογή κατάλληλων εκθέσεων / Λειτουργία περίπτερου / Χαρακτηριστικά περιπτέρου
• Διαφήμιση και δημόσιες σχέσεις εκθέσεων
• Οργάνωση συνέντευξης τύπου / Χαρακτηριστικά δελτίου τύπου
• Διοργάνωση εκδρομών (Fieldtrips) / Διοργάνωση εκδήλωσης σε ανοιχτό χώρο
• Waste Management / Σηματοδότηση στο χώρο της εκδήλωσης
• Αξιολόγηση αποτελεσμάτων / Συστήματα ελέγχου / H ασφάλεια του χώρου
• Χαρακτηριστικά της «εξαιρετικά αποτελεσματικής» Event Manager
• Οι 7 συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων

ES 05. Εξυπηρέτηση πελατών

O σκοπός της ενότητας είναι το να παραθέσει πρακτικά θέματα εξυπηρέτησης πελατών (εσωτερικών και εξωτερικών) μιας επιχείρησης. Στην ενότητα αυτή θα αναλυθούν τεχνικές χειρισμού των πελατών της επιχείρησης.

Θεματολογία:

• Εξυπηρέτηση πελατών
• Πως μπορούν τα παράπονα των πελατών να ωφελήσουν μια επιχείρηση;
• 7 συμβουλές για να έχετε «παντοτινούς» πελάτες
• Όταν οι πελάτες είναι και φίλοι: Διαδικασία χειρισμού
• Οι πελάτες αγοράζουν όταν αισθάνονται καλά
• Η μετακίνηση των πελατών και πώς να την αποτρέψετε
• Διαχείριση εμπειριών πελατών
• «Πλασάρετε» τον εαυτό σας χρησιμοποιώντας την ψυχολογία της «πειθούς»
• Οι δέκα κορυφαίες στρατηγικές για τη διατήρηση των πελατών
• Ενδοεταιρικές σχέσεις
• Η επαγγελματική προσέγγιση της εξυπηρέτησης πελατών
• Η ανθρώπινη προσέγγιση της εξυπηρέτησης πελατών

ES 06. Πώς να «διοικήσετε το αφεντικό σας

Ένας τρόπος να μπορέσει μία `γραμματέας – manager` να κάνει την καθημερινότητά της πιο ομαλή είναι να μάθει να χειρίζεται τις ιδιοτροπίες του αφεντικού της και να καταφέρνει να συνεργάζεται μαζί του αρμονικά. Αυτή η ενότητα είναι βασική για να μπορέσει μια `γραμματέας – manager` να αναγνωρίζει τους διαφορετικούς τύπους διευθυντών και να μπορεί να αντιμετωπίζει άφοβα και παραγωγικά τις συνήθειες και ιδιαιτερότητες του καθενός.

Θεματολογία:

• Γνωρίζοντας το αφεντικό σας / Τι ακριβώς «κάνει» ένα αφεντικό;
• Τι είδους αφεντικό έχετε; / Ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του;
• Πως επικοινωνεί; / Τι δημιουργεί κίνητρο ενδιαφέροντος στο αφεντικό σας;
• Τι εξουθενώνει το αφεντικό σας; / Τι πιέσεις δέχεται;
• Είστε μέρος του προβλήματος ή μέρος της λύσης; / Χτίζοντας τα ταλέντα σας
• Αναπτύσσοντας ειδικές δεξιότητες / Ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία σας;
• Τι σας δημιουργεί κίνητρο ενδιαφέροντος; / Τι σας εξουθενώνει;
• Εργασιακό stress και πως η παρουσία του αφεντικού σας, επιτείνει την παρουσία του
• Παρεμβολές / Φόρτος εργασίας / Όταν έχετε περισσότερα από ένα αφεντικά
• Δημιουργήστε την τέλεια σχέση με το αφεντικό σας / Τι πρέπει και τι δεν πρέπει να κάνετε
• Χτίζοντας τις δεξιότητές σας / Τα συναισθήματά σας / Τα συναισθήματα του αφεντικού σας
• Υποχωρητικότητα / Επιθετικότητα / Θετικότητα
• Δείχνοντας σεβασμό στους άλλους / Εκφράζοντας τα ειλικρινή συναισθήματά σας
• Πώς να λέτε «όχι» / Πώς να υπερασπίζεστε τις θέσεις σας
• Πώς να ακούτε και πως να σας ακούνε / Ακούστε ενεργητικά / Ακούστε ότι δεν λέγεται

ES 07. Επίτευξη Στόχων μέσω του Networking

Σε αυτή την ενότητα που αφορά την προσωπική και επαγγελματική ανάπτυξη της «γραμματέας – manager», αναλύεται ο τρόπος εκείνος με τον οποίο καταφέρνει να επιτυγχάνει τόσο τους προσωπικούς όσο και τους επαγγελματικούς της στόχους, χρησιμοποιώντας την μέθοδο του networking.

Θεματολογία:

• Σωστά δομημένες προτάσεις στόχων
• Τι γίνεται εάν δεν πετύχουμε; / Λόγοι αποτυχίας επίτευξης του στόχου
• Ποιοι είναι οι εχθροί της επιτυχίας; / Ποιοι είναι οι σύμμαχοι της επιτυχίας;
• Συμβουλές για την επίτευξη των στόχων
• Ο ρόλος του networking στην υλοποίηση των στόχων
• Γιατί χρησιμοποιούμε το networking; / Ποια είναι τα είδη του networking
• Στοχοθεσία & networking / Η δημιουργικότητα στη διαδικασία του networking
• Πως κάνω το πρώτο βήμα; / Χτίζοντας την προσωπική μάρκα (self brand)
• Πώς μπορούμε να αξιοποιήσουμε τις τεχνικές της καλής ακρόασης
• Τρόποι επικοινωνίας στο networking
• Πως πετυχαίνω την τέλεια προσέγγιση;
• Οδηγίες για επιτυχημένες συζητήσεις
• Πως γνωρίζω αν πέτυχε η προσέγγιση;
• Τρόποι για να ζητάτε βοήθεια χωρίς να γίνεστε πιεστικοί
• Χρήσιμες συμβουλές επιτυχίας

ES 08.Ανάπτυξη Βασικών Διοικητικών Ικανοτήτων Εξέλιξης

O σκοπός της ενότητας είναι το να εφοδιάσει τη σύγχρονη γραμματέα με τις απαραίτητες διοικητικές ικανότητες ιεραρχικής εξέλιξης και να απαντήσει στα ακόλουθα ερωτήματα: «Τι περιμένει η εταιρία από εμένα;», «πώς αντιλαμβάνεται το έργο μου ο προϊστάμενός μου;», «πώς θα θέσω υλοποιήσιμους στόχους;», «ποιο στιλ ηγεσίας είναι το κατάλληλο;», «πώς θα διαχειριστώ τις συγκρούσεις;».

Θεματολογία:

• Προγραμματισμός / Ανάλυση υπάρχουσας κατάστασης
• Προσδιορισμός περιοχών – κλειδιών εργασίας
• Θέσπιση στόχων / Ιεράρχηση προτεραιοτήτων / Βήματα υλοποίησης
• Στελέχωση τμήματος / Πηγές εύρεσης συνεργατών
• Συνέντευξη στελέχωσης / Κριτήρια πρόσληψης προσωπικού
• Επιλογή / Συνέντευξη επιλογής / Αξιολόγηση αποτελεσμάτων
• Οργάνωση ομάδας / Job description συνεργατών / Team building
• Ανάθεση αρμοδιοτήτων / Διαχείριση συναντήσεων
• Διοίκηση μέσω στόχων
• Ηγεσία / Ακολουθούμενα κατά περίπτωση στυλ
• Μέθοδοι παρακίνησης / Ανάπτυξη προσωπικού
• Διαχείριση συγκρούσεων – παραπόνων
• Ανταμοιβές
• Βάζοντας τα όλα σε μια σειρά / Ξεκινώντας / Συμβουλές για εφαρμογή στην πράξη

ES 09. Time and Stress Management

Ο σκοπός της ενότητας είναι το να δώσει τις κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο με τον οποίο η γραμματέας μπορεί να οργανώσει τις καθημερινές της δραστηριότητες, ώστε να εξασφαλίσει την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου της. Παράλληλα, ενημερώνει για τα συμπτώματα και τις επιπτώσεις του άγχους και παρουσιάζει τεχνικές για την αντιμετώπισή του.

Θεματολογία:

• Βασικά λάθη και παρανοήσεις προγραμματισμού
• To do list
• Καθορισμός προτεραιοτήτων
• Η διαφορά μεταξύ του «επείγοντος» και του «σημαντικού»
• Θέσπιση στόχων / S.m.a.r.t στοχοθεσία
• Τεμαχισμός αντικειμένων / projects
• Διαχείριση όσων διακόπτουν εισβάλλοντας στο γραφείο
• Διαχείριση των τηλεφωνικών διακοπών
• Ανάθεση εργασιών
• Διαχείριση των συσκέψεων
• Υπομνήματα οργάνωσης χρόνου / to do list / θέσπισης στόχων
• Aγχος: συμπτώματα και επιπτώσεις
• Τεχνικές αντιμετώπισης άγχους
• Μικρές καθημερινές ενέργειες

Εισηγητές:

Οι εισηγητές, το βιογραφικό των οποίων ακολουθεί, επιλέχθηκαν προσεκτικά με απαραίτητο κριτήριο την πολυετή ενεργή και επιτυχημένη ενασχόληση στην πράξη με το αντικείμενο που πραγματεύονται, με στόχο να μπορούν να προσφέρουν πέραν από το απαιτούμενο θεωρητικό υπόβαθρο και εφαρμόσιμες πρακτικές στους συμμετέχοντες.

Αύρα Λυράκη
Η κα. Λυράκη είναι υποψήφια διδάκτωρ Στρατηγικής Επικοινωνίας του Πάντειου Πανεπιστημίου και παράλληλα εργάζεται ως Υπεύθυνη Εκδηλώσεων στη διεύθυνση επικοινωνίας του ομίλου της τράπεζας Πειραιώς. Είναι κάτοχος μεταπτυχιακού τίτλου στη διοίκηση επιχειρήσεων (Μ.Β.Α.) με ειδίκευση στο International Management, ενώ ολοκληρώνει τη διδακτορική της διατριβή με θέμα τη Στρατηγική Επικοινωνία των Επιχειρήσεων. Έχει εργαστεί στην EFG EUROBANK ERGASIAS S.A. στη διεύθυνση ποιοτικού ελέγχου, καθώς και στη διεύθυνση καταθετικών & επενδυτικών προϊόντων ως υπεύθυνη ανάλυσης ανταγωνισμού & έρευνας αγοράς, στο τμήμα διαφήμισης του ραδιοφωνικού σταθμού Jeronimo Groovy, καθώς και στο Κέντρο Προώθησης Πωλήσεων. Είναι μέλος της Ελληνικής Εταιρίας Δημοσίων Σχέσεων και του Ινστιτούτου Επικοινωνίας.

Κώστας Στάμκος
Ο κος. Στάμκος εργάζεται σήμερα ως Διευθυντής των Business Seminars, διαθέτοντας πρότερη πολυετή διοικητική εμπειρία σε μεγάλες χρηματοοικονομικές εταιρίες. Είναι απόφοιτος του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών (Α.Σ.Ο.Ε.Ε.), με μεταπτυχιακές σπουδές (Μ.Β.Α.) στο Πανεπιστήμιο Kingston του Λονδίνου. Διαθέτει δεκαετή εκπαιδευτική εμπειρία που ξεπερνά τις 5.000 διδακτικές ώρες, σε οργανισμούς, ως εισηγητής ενδοεπιχειρησιακών, καθώς και μεγάλων ανοικτών σεμιναρίων και ημερίδων. Τις ομιλίες του έχουν παρακολουθήσει ιδιώτες, στελέχη όλων των ιεραρχικών επιπέδων και επιχειρηματίες. Οι μελέτες και τα άρθρα του έχουν δημοσιευτεί σε κλαδικά επιστημονικά περιοδικά και ηλεκτρονικά έντυπα.

Ημερομηνίες και ώρες διεξαγωγής:

Το Executive Secretary Diploma ξεκινά στις 15 Απριλίου και ολοκληρώνεται στις 24 Ιουνίου 2006 και αναλυτικά στις εξής ημερομηνίες και ώρες:

Ημερομηνίες Απριλίου: 15, 29
Ημερομηνίες Μαΐου: 6, 13, 20, 27
Ημερομηνίες Ιουνίου: 3, 17, 24

Οι ώρες διεξαγωγής είναι: 9.45 – 17.30 με ώρα προσέλευσης 9.30.

Την ημέρα των εξετάσεων, οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν ομιλίες προσκεκλημένων, κορυφαίων διοικητικών στελεχών, από τους χώρους του HR, Management και Γραμματείας.

Επιπλέον παροχές:

Προαιρετικά – και μόνο για τις συμμετέχουσες του Diploma – παρέχεται η δυνατότητα εκμάθησης τυφλού συστήματος ή και προγραμμάτων του MS Office από την Technoplus με προνομιακή έκπτωση, στην τιμή των 85,50 €!

Στους συμμετέχοντες θα δοθεί και δικαίωμα έκπτωσης 10% σε επόμενα ανοιχτά σεμινάρια.

Κόστος Συμμετοχής:

Το κόστος καταβάλλεται σε 3 δόσεις: 20% προκαταβολή για δέσμευση της θέσης και 2 ισόποσες δόσεις τους 2 επόμενους μήνες και πριν την λήξη του προγράμματος.

Ιδιότητα
Μονή Συμμεοχή
Διπλή Συμμετοχή

Εταιρίες
1150€
1050€ ανά άτομο

Ιδιώτες
950 €
850 € ανά άτομο

Φοιτητές
800 €
750 € ανά άτομο

Σε περίπτωση ακύρωσης από τις συμμετέχουσες, δεν επιστρέφεται το κόστος του σεμιναρίου, αλλά μεταφέρεται το δικαίωμα συμμετοχής σε επόμενο ανοικτό σεμινάριο / σχολείο.

Σημείωση για εργαζομένους:

Το κόστος μπορεί να καλυφθεί για στελέχη επιχειρήσεων από το πρόγραμμα ΛΑΕΚ 0,45 του ΟΑΕΔ. Σε περίπτωση που εργάζεστε και η εταιρεία σας επιθυμεί να καλύψει το κόστος, τότε με τη χρήση του ΛΑΕΚ 0,45 ο ΟΑΕΔ επιστρέφει – εκ των υστέρων – έως και 100% του κόστους στην εταιρεία.

Ζητήστε μας αναλυτικές πληροφορίες.

Στο παραπάνω κόστος συμπεριλαμβάνονται:

Οι εισηγήσεις βιβλιοδετημένες
Οδηγός Καριέρας 2006
Πακέτο συνέδρου (Folder, μπλοκ, στυλό)
Coffee Breaks

Χορηγοί επικοινωνίας: